Datenschutz

Stand: 19.06.2026

Der Schutz personenbezogener Daten ist uns wichtig. Diese Datenschutzhinweise informieren darüber, welche personenbezogenen Daten im Rahmen der Nutzung von HofPilot verarbeitet werden, zu welchen Zwecken dies geschieht und welche Rechte betroffene Personen haben.

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung ist:

[Name / Firma / Organisation eintragen]
[Straße und Hausnummer eintragen]
[PLZ und Ort eintragen]
Deutschland

E-Mail: [E-Mail-Adresse eintragen]
Telefon: [Telefonnummer eintragen]

2. Datenschutzbeauftragter

Sofern ein Datenschutzbeauftragter benannt wurde, ist dieser erreichbar unter:

[Name / Stelle Datenschutzbeauftragter eintragen]
E-Mail: [Datenschutz-E-Mail eintragen]

Falls kein Datenschutzbeauftragter benannt werden muss, kann dieser Abschnitt entfernt oder entsprechend angepasst werden.

3. Zweck der Anwendung HofPilot

HofPilot ist eine interne Anwendung zur Verwaltung von Immobilien, Mietverhältnissen, Kontakten, Aufgaben, Fristen, Dokumenten, Zahlungen, Wartungen und weiteren hausverwaltungsbezogenen Vorgängen.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt nur, soweit dies für die Nutzung und den Betrieb der Anwendung erforderlich ist.

4. Verarbeitete Datenkategorien

Je nach Nutzung der Anwendung können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Stammdaten von Personen, zum Beispiel Name, Anschrift, Telefonnummer und E-Mail-Adresse
• Kontaktdaten von Mietern, Eigentümern, Dienstleistern, Ansprechpartnern und sonstigen Beteiligten
• Objekt-, Wohnungs-, Vertrags- und Mietverhältnisdaten
• Zahlungs-, Kautions-, Mahn-, Forderungs- und Buchungsinformationen
• Kommunikationsdaten, Notizen, Wiedervorlagen, Aufgaben und Fristen
• Dokumenten- und Belegdaten, soweit diese in der Anwendung hinterlegt werden
• Benutzerkonten, Rollen, Berechtigungen und Systemeinstellungen
• Technische Protokolldaten, zum Beispiel Anmeldezeitpunkte, Fehlermeldungen oder sicherheitsrelevante Ereignisse

5. Zwecke der Datenverarbeitung

Die Daten werden insbesondere zu folgenden Zwecken verarbeitet:

• Verwaltung von Immobilien, Objekten, Einheiten und Mietverhältnissen
• Organisation von Aufgaben, Terminen, Fristen, Wiedervorlagen und Vorgängen
• Bearbeitung von Zahlungen, Kautionen, Mahnungen und Abrechnungen
• Dokumentation von Kommunikation, Reparaturen, Wartungen und Dienstleistereinsätzen
• Benutzerverwaltung, Zugriffsschutz und Rechteverwaltung
• Sicherstellung des technischen Betriebs, der Nachvollziehbarkeit und der Systemsicherheit

6. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt, soweit jeweils zutreffend, auf Grundlage der folgenden Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher oder vertraglicher Maßnahmen erforderlich ist
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, soweit gesetzliche Aufbewahrungs-, Nachweis- oder Dokumentationspflichten bestehen
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit ein berechtigtes Interesse am sicheren, geordneten und nachvollziehbaren Betrieb der Anwendung besteht
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, sofern im Einzelfall eine Einwilligung eingeholt wird

7. Benutzerkonten und Zugriffsschutz

Der Zugriff auf HofPilot erfolgt über Benutzerkonten. Dabei können Benutzername, Anzeigename, E-Mail-Adresse, Rollen, Berechtigungen und Anmeldeinformationen verarbeitet werden.

Die Rechtevergabe dient dazu, den Zugriff auf personenbezogene und geschäftliche Daten auf die jeweils erforderlichen Personen zu beschränken.

8. Protokollierung und technische Daten

Beim Betrieb der Anwendung können technische Informationen verarbeitet werden, insbesondere:

• Datum und Uhrzeit von Zugriffen
• Benutzerkennung
• IP-Adresse oder Netzwerkadresse
• aufgerufene Funktionen oder Seiten
• Fehler- und Systemmeldungen
• sicherheitsrelevante Ereignisse

Diese Daten dienen der Fehleranalyse, der Systemsicherheit, der Nachvollziehbarkeit von Änderungen und dem Schutz vor unberechtigtem Zugriff.

9. Cookies und technisch notwendige Speicherungen

HofPilot kann technisch notwendige Cookies oder vergleichbare Speichermechanismen verwenden, zum Beispiel für Anmeldung, Sitzungsverwaltung, Sicherheitsfunktionen oder Schutz vor missbräuchlichen Formularaufrufen.

Technisch notwendige Cookies werden nicht zu Werbe- oder Trackingzwecken eingesetzt.

10. Empfänger personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten werden grundsätzlich nur innerhalb der jeweils berechtigten Organisation verarbeitet. Eine Weitergabe an externe Empfänger erfolgt nur, wenn hierfür eine rechtliche Grundlage besteht oder dies für den Betrieb, die Wartung oder die Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist.

Mögliche Empfänger können sein:

• interne berechtigte Benutzer der Anwendung
• IT-Dienstleister oder Hosting-Dienstleister
• Steuerberater, Rechtsberater oder Behörden, sofern gesetzlich erforderlich
• Dienstleister, soweit dies zur Bearbeitung eines Vorgangs erforderlich ist

11. Auftragsverarbeitung und Hosting

Wird HofPilot durch einen externen Dienstleister betrieben, gehostet oder gewartet, kann dieser Dienstleister im Rahmen einer Auftragsverarbeitung Zugriff auf personenbezogene Daten erhalten.

In diesem Fall ist ein entsprechender Vertrag zur Auftragsverarbeitung abzuschließen.

Hosting / Betrieb: [Hosting-Anbieter oder interner Betrieb eintragen]

12. Übermittlung in Drittländer

Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Länder außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums findet nur statt, wenn hierfür eine geeignete rechtliche Grundlage besteht.

Falls keine Drittlandübermittlung stattfindet, kann hier eingetragen werden: Eine Übermittlung in Drittländer findet nicht statt.

13. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen.

Nach Ablauf der jeweiligen Fristen werden die Daten gelöscht, anonymisiert oder gesperrt, sofern keine weitere rechtliche Grundlage für die Speicherung besteht.

14. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft über die verarbeiteten personenbezogenen Daten
• Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten
• Recht auf Löschung personenbezogener Daten
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
• Recht auf Datenübertragbarkeit
• Recht auf Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen
• Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft

Zur Ausübung dieser Rechte genügt eine Mitteilung an die oben genannten Kontaktdaten.

15. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Betroffene Personen haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten gegen Datenschutzrecht verstößt.

Zuständig ist in der Regel die Datenschutzaufsichtsbehörde des Bundeslandes, in dem der Verantwortliche seinen Sitz hat.

16. Datensicherheit

Es werden technische und organisatorische Maßnahmen eingesetzt, um personenbezogene Daten vor Verlust, Manipulation, unberechtigtem Zugriff und unbefugter Offenlegung zu schützen.

Dazu gehören insbesondere Zugriffsbeschränkungen, rollenbasierte Berechtigungen, Protokollierung, regelmäßige Sicherungen und geeignete Schutzmaßnahmen auf Server- und Anwendungsebene.

17. Änderung dieser Datenschutzhinweise

Diese Datenschutzhinweise können angepasst werden, wenn sich Funktionen von HofPilot, technische Abläufe, rechtliche Anforderungen oder organisatorische Zuständigkeiten ändern.